Instrument

Als afvalverwerkingsbedrijf heb je wel andere prioriteiten dan het verwerken en verzenden van de wekelijkse facturen. Dus printte Ivago zelf alle betalingsdocumenten, om deze vervolgens bij ons te brengen voor de verdere verwerking. Helaas bood deze manuele werkwijze geen sluitende garanties op integriteit en volledigheid. Bovendien swingden de portkosten de pan uit, want elke factuur vertrok tegen gewoon gefrankeerd tarief.

Daarom stelde All Mail Services een andere werkwijze voor. Ivago plaatst de facturatiedata nu gewoon op onze server. De software optimaliseert deze data voor verdere verwerking. We voegen 2D-machinesturingscodes toe op de facturen, net als een Mail ID barcode voor bpost. We groeperen de sets op basis van klantnummer, en slaan dan pas aan het printen. Die output gaat machinaal onder omslag. Een cameralezer controleert of het aantal pagina’s klopt en of er geen set ontbreekt.

De voordelen voor Ivago? De facturatie gaat foutloos naar de klanten. De intercommunale bespaart zichzelf veel moeite. En de portkosten gingen met 20% naar beneden. Anders gezegd: hun facturatieproces bevat geen spatje afval meer.